Entonces, ¿que hacemos con Mailchimp ?

Entonces, ¿qué hacemos con Mailchimp ?

Desde la anulación por parte del Tribunal Superior de Justicia de la Unión Europea del Acuerdo de Puerto Seguro, el pasado 6 de octubre, son muchos los profesionales que han tenido muchas dudas al respecto de si podían o no usar las herramientas, sobretodo relacionadas con el marketing, que hasta ahora estaban utilizando.

Una de esas herramientas era Mailchimp, una plataforma de envíos de correos electrónicos muy utilizada por los profesionales de email marketing y que está gestionada en EEUU.

Son muchas las dudas que surgen a día de hoy todavía al respecto de si se puede o no usar esta plataforma, así que voy a intentar explicar como está la situación actualmente lo más claramente posible. Voy a hacer un pequeño resumen de la situación que se ha vivido desde octubre:

  • El 6 de octubre de 2015, el TSJ de la Unión Europea declara invalido el Acuerdo de Puerto Seguro (Safe Harbor), dejando en un estado de ilegalidad todos los tratamientos de datos personales que hasta ahora se hacían fuera de la UE. Aplicaciones como Drive, Dropbox o Mailchimp, que son usadas por las empresas para gestionar y almacenar datos personales, se ven afectadas.

  • Se establecieron vías para regularizar la situación: traer los tratamientos a servicios análogos de la UE, pedir consentimiento a todos los usuarios para este tratamiento o firmar contrato con el proveedor y esperar el permiso de la directora de la Agencia de Protección de Datos para su conformidad y uso. Tres opciones que suponen mucho trabajo e incluso alguna de ellas, de imposible cumplimento.

  • Ante un titular alarmista de una publicación nacional, la Agencia de Protección de Datos no tiene más remedio que posicionarse y hacer una comunicación en la que se informa de que no se va a abrir ningún procedimiento infractor y habrá sanciones a quién usen estos tratamientos de datos en EEUU. Lo único que varía es el marco normativo y se regulan algunas obligaciones más para poder usarse estas aplicaciones en tanto no exista un nuevo acuerdo entre la UE y EEUU.

  • En el caso concreto de Mailchimp, la plataforma aporta un modelo de contrato que pueden suscribir los responsables de los datos que allí se gestionan y presentar ante la Agencia de Protección de Datos, para la autorización del tratamiento internacional de datos.

  • Surge un problema de forma, que no de fondo, pues la Agencia Española de Protección de Datos entiende que, en correspondencia a la normativa española, cualquier contrato que se presente ante una entidad pública para su validación, tiene que estar correctamente traducido al español, cosa que no era en el caso de Mailchip. Además los usuarios se encuentran con que la contraparte que firmaba el contrato (Mailchimp), no estaba claramente identificada en el mismo. Por todo esto, la AEPD estaba desestimando las peticiones que a este respecto le llegaban.

  • Mientras tanto, se acercaba la fecha del 29 de enero que se había determinado como límite para la regularización de todos los tratamientos que se estaban llevando a cabo en EEUU.

  • A principios de febrero, la UE y EEUU establecen un nuevo marco político de relación y se crean las bases para un nuevo acuerdo que regule los tratamientos de datos de ciudadanos de la UE. No tiene fondo jurídico todavía, pero es un principio. Se establecen mayores controles y garantias para los usuarios.

  • El 29 de febrero se presenta el texto jurídico que debe regir el marco de relación UE-EEUU. Se espera que en cuestión de semanas el nuevo acuerdo Privacy Shield, entre en vigor.

Como podemos ver, han sido unos meses muy movidos en el tema de la privacidad, donde a los propios profesionales nos ha costado mucho saber exactamente como estaban las cosas. Más aún a los usuarios que no están al día de todos los movimientos.

Mi consejo, desde que se inicio esta situación siempre ha sido el mismo: traer los tratamientos a servicios dentro de la UE y gestionarlos con todas las garantías pero con más tranquilidad y sin trámites extras. Yo personalmente era usuario de Mailchimp, pero ante la situación opté por migrar a otra plataforma, quizás más sencilla (no lo tengo claro) que Mailchimp, pero que al fin y al cabo, hace todo cuanto necesito.

Sobre si pueden los usuarios seguir usando Mailchimp, la respuesta no puede ser de otra forma que positiva. El nuevo marco normativo va a crear de nuevo una seguridad jurídica que se ha visto tambaleando los últimos meses, aunque será algo más exigente a la hora de garantizar la privacidad de los datos.

Si alguien está usando Mailchimp en estos momentos, mi consejo es que se haga con una copia en castellano de las clausulas tipo que la UE pone a disposición, cumplimente el contrato y lo presente ante la Agencia de Protección de Datos para la autorización al tratamiento internacional de datos.

El nuevo acuerdo Privacy Shield, quedará aprobado en unas semanas o como máximo meses y todo volverá más o menos a la situación anterior, aunque con más garantías.

Photo credit: Ryan Brunsvold via Foter.com / CC BY

3 Reacciones en “Entonces, ¿qué hacemos con Mailchimp ?

  1. Fernando García Iglesias Reply

    Creo que todos teníamos claro que de una forma u otra se iba a encontrar una solución al problema legal. Pero si al menos ha servido para que las empresas se cuestionen cómo usan sus datos y a quienes se los ceden con tanta alegría, bienvenido sea.

    En nuestro caso usamos una plataforma similar a mailchip pero ubicada en Europa llamada Mailrelay. No puedo más que recomendarla si alguien busca una solución.

    Un saludo:

    Fernando.

    • Jose Manuel Sanz Post authorReply

      Yo me plantee usar MailRelay en su momento, pero la encontré muy farragosa y Acumbamail me resultaba más visual y sencilla. Para gustos colores.

      Gracias por tu comentario.

  2. Fernando García Iglesias Reply

    Puede asustar un poco por la cantidad de opciones que tiene, pero realmente crear un boletín y enviarlo es un proceso muy sencillo. Pero vamos, que de esto no me llevo comisión :-)… Lo mejor es que la gente conozca alternativas y valore cuál es la que mejor le encaja según sus necesidades.

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