José Manuel Sanz

Tecnología, privacidad y otras cosas, que seguro solo me interesan a mi.

¿Es obligatorio el texto al pie del correo electrónico?

Muchos son los clientes que preguntaN sobre si deben o no poner por fuerza un texto en el correo electrónico sobre privacidad.

Siempre digo que la consultoría en materia de protección de datos es algo mucho más complejo que cumplimentar una serie de documentación y formularios. Se trata de crear una cultura de la privacidad dentro de las organizaciones y fomentar un autentico respecto por la información que se gestiona.

A pesar de eso, son muchas las empresas que se plantean estos proyectos como un mero trámite a seguir para evitar multas.

Son estas empresas la que siempre me hacen la misma pregunta: ¿Me vas a dar el texto para poner en la firma del correo?. Como si el objetivo del proyecto de consultoría fuera finalmente ese, tener un párrafo informativo en el correo electrónico.

A este respecto siempre respondo lo mismo: el aviso que incluimos muchos en el correo electrónico al respecto de la confidencialidad y protección de datos, no es más que una mera cortesía y no una obligación legal. Me explicaré.

La obligación de informar sobre el responsable del tratamiento, finalidades, ejercicio de derechos, etc., existe.. pero únicamente en el momento en que recopilamos información, tal como se recoge en el artículo 13 del RGPD.

En el momento en que tenemos una conversación a través del correo electrónico con un cliente, contacto, proveedor, etc., ya hemos recopilado anteriormente sus datos (nombre, dirección email) y por tanto no tenemos porqué informarle, porqué ya habremos recopilado sus datos de forma adecuada y conforme a la norma, ¿verdad?.

Por tanto, pese a que no está de más ser transparentes y anunciar en todas parte que tratamos los datos con la obligada privacidad y confidencialidad, no hay ninguna obligación legal de incluir un aviso sobre privacidad en la firma del correo electrónico.

Nos encontramos, en mi opinión, en el mismo caso que cuando recibimos un aviso que nos informa que no imprimamos el correo si no es necesario (para evitar la deforestación del Amazonas, supongo), una mera cortesía.

Si alguien quiere incluir, pues, el aviso, está bien que lo haga, pero que no suponga que es una garantía de cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.

Esto es lo que pasa por imprimir un correo
Esto es lo que pasa por imprimir un correo

Créditos imágenes: Photo onFoter.com

Jose Manuel Sanz

Consultor y formador LOPD, pulsador del botón de mi cámara de fotos, lector compulsivo, padre y algunas cosas más que me guardo para mi. Gandía (Valencia)

4 comentarios sobre «¿Es obligatorio el texto al pie del correo electrónico?»

  1. Buenos día José Manuel,

    Haría una matización en la obligatoriedad de incluir dicho texto, si bien, no es obligatorio, pues como bien comentas se ha de informar en el momento en el que recabamos los datos, si que es necesario articular en el pie del correo un procedimiento de baja para comunicaciones comerciales, eso sí, conforme a la LSSI.

    1. Buenas tardes Julio.
      Estoy completamente de acuerdo con tu apreciación. Esta claro que, conforme la LSSICE, las comunicaciones comerciales tienen que disponer de un mecanismo de baja. Pero el post hace referencia a las comuniaciones en sentido genérico, no comerciales. Lo que comentas da para otro post.
      Un saludo.

    1. Buenas tardes. Como tu dices, lo de la información en las facturas da para otro post. Pero es cierto que al final prima el parecer más que el ser. Paciencia y a seguir haciendo las cosas como tocan. Saludos.

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