Guía de la AEPD: Administradores de fincas y aplicación de la LOPD

Recientemente, la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado una guía destinada a orientar a los administradores de fincas en lo relacionado con la gestión de los datos personales de los propietarios. La agencia, entiende que este colectivo tiene unas características particulares, que les hace merecedores de una guía en este sentido.

Los aspectos más importantes a los que la agencia hace referencia en dicha guía, serían los siguientes:

  • La propia gestión de los administradores, al actuar por cuenta de las fincas administradas y disponer de la información de los copropietarios, legitima y justifica el acceso y la gestión de los tratamientos de datos. Así mismo, al acceder a la información, como hemos dicho por cuenta de la finca administrada, inmediatamente se convierten en encargado de tratamiento.

  • La inscripción de los tratamientos de datos (al menos hasta mayo de 2018) en la Agencia Española de Protección de Datos, será responsabilidad de la comunidad de propietarios, pero el administrador podrá, como en otros asuntos, actuar como asesor en este tema.

  • El administrador tendrá la obligación de informar a los propietarios en el momento de la recogida de la información, en los términos que la norma prevé. Igualmente será el responsable de mantener la calidad de dicha información, velando por que esta sea veraz y lícita.

  • Tendrá también la obligación de cancelar la información en su poder, en el momento en que dejen de ser necesaria y deberá destruirla, salvo que se destine a fines estadísticos o históricos. Igualmente, tendrá la obligación de mantener el deber de secreto, respecto a dicha información.

  • Para la cesión a terceras personas de los datos de los propietarios, el administrador deberá que tener el consentimiento explícito de los mismos.

  • En todo caso, le serán de aplicación las mismas medidas de seguridad generales que la norma regula para los tratamientos de datos de su nivel. Además a partir de mayo de 2018 se prevé, con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que las medidas de seguridad se gestionen bajo la premisa de proactividad.

La guía recoge también algunos supuestos prácticos interesantes, que se dan de forma habitual en la gestión de comunidades de propietarios.

La guía resulta interesante, no solo para los administradores de fincas, sino también para los propietarios de los inmuebles, que de esta forma, tienen acceso también a algunos aspectos de la gestión de sus datos personales, que normalmente no son conocidos.

Créditos de la imagen: Agencia Española de Protección de Datos.

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