Guía para no ser un spammer

En la vida de todo proyecto profesional, empresa o emprendedor, hay un momento clave: “¿como le digo a la gente que estoy aquí y lo que hago?”.

Como no es cuestión de ir gritando a viva voz por la calle nuestras virtudes como empresa o profesional, muchos optan por un método más directo y teóricamente más económico: el email marketing.

De entrada podría parecer muy sencillo: recopilar todas las direcciones de correo electrónico que tenemos a mano y generar un texto que resuma nuestra actividad, ventajas de trabajar con nosotros o comprar nuestro producto y un medio de ponerse en contacto con nosotros. Bien, ¿sencillo, no?. ¿O no es tan sencillo como creemos?.

Dejando de lado uno de los términos de la ecuación email-marketing, en concreto el marketing, que no es objeto de análisis aquí, vamos a centrarnos en el email o correo electrónico. Veamos algunos aspectos fundamentales para tener en cuenta a la hora de usar este canal como medio de difusión de nuestras actividades:

  • El correo electrónico es considerado un dato personal, pues puede asignarse e identificar más o menos claramente a una persona física concreta.

  • Si es un dato personal, tenemos que tener consentimiento para tratarlo, siempre y cuando no se trate de un ámbito puramente privado. (Art. 6 LOPD)

  • El usuario podrá en cualquier momento, dejar de recibir comunicaciones y para ello hemos de desarrollar un procedimiento adecuado que nos garantice que hemos dado de baja de forma correcta esa dirección de correo de nuestra base de datos y garantice también al usuario que no va a recibir más comunicaciones por nuestra parte. (Art. 4, apartado 5 LOPD)

  • Para obtener el consentimiento, hemos tenido que informar previamente a la hora de la recogida de quién somos, que vamos a hacer con esos datos, donde pueden ejercer los derechos los propietarios de esos datos personales. (Art. 5 LOPD)

  • Para recoger esos datos, tenemos que previamente haber declarado ante la Agencia Española de Protección de Datos, que vamos a tener un fichero de datos personales con con sus finalidades previstas, sus cesiones, sus medidas de seguridad, etc. (Art. 26 LOPD)

  • Si la información la hemos recopilado de las llamadas fuentes accesibles al público (Art. 3 LOPD): censo promocional, repertorios telefónicos, colegios profesionales o publicaciones oficiales (BOE, BOP, etc), tenemos la obligación de informar al usuario de donde hemos sacado la información y además, conceder un plazo de treinta días para obtener el consentimiento para poder usar esa información.

  • Si los datos han sido obtenidos previamente a raíz de una relación profesional/comercial, estos pueden usarse en nuestros envíos, manteniendo eso sí, siempre las mismas garantías hacía los usuarios en el tratamiento de su datos. (Art. 21, apartado 2 LSSICE)

  • Cualquier comunicación comercial, debe incluir de forma clara y explícita la identificación del remitente, tal como recoge el artículo 20 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico,

  • La LSSICE recoge también en su artículo 21 que “Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.”. Más claro imposible: si no hay consentimiento, no puede haber comunicación.

Incumplir cualquiera de las premisas anteriormente mencionadas, puede ser motivo de infracción y de una sanción económica importante. Por tanto, hay que reflexionar mucho a la hora de llevar a cabo un envío de correos y determinar si realmente podemos hacerlo.

Por tanto, a modo de resumen cabe tener en cuenta lo siguiente antes de hacer un envío de correos:

  • ¿Tenemos declarado el tratamiento de datos que gestiona los correos electrónicos de los usuarios ante la Agencia de Protección de Datos?

  • ¿Hemos recogido el correo electrónico mediante un formulario que garantiza la información y la obtención del consentimiento?.

  • Si hemos recopilado las direcciones de fuentes accesibles al público, ¿hemos otorgado al usuario el plazo suficiente para que nos de su consentimiento?.

  • El correo que enviamos, ¿nos identifica claramente como remitente y además consta en el un medio dar dejar de recibir estas comunicaciones?.

Es conveniente, como hemos visto evitar la tentación de recopilar direcciones de correo a diestro y siniestro, para engordar nuestra base de datos de potenciales clientes, pues la posibilidad de incurrir en una infracción aumenta de forma exponencial con cada dirección de correo que añadimos.

Photo credit: pandemia via Foter.com / CC BY

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