José Manuel Sanz

Tecnología, privacidad y otras cosas, que seguro solo me interesan a mi.

LOPD práctica: Aplicación en un estudio de fotografía

El post de esta semana quiero que sea un poco más práctico que otros. Voy a hablar de un caso concreto que he tenido oportunidad de gestionar hace unos días y que seguro que servirá como referencia a aquellos profesionales del mismo sector que tengan previsto regularizar su situación respecto a la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999 de 13 de diciembre).

El proyecto concreto, aunque no diré nombres, es un pequeño estudio de fotografía que tenia la necesidad de regularizar su situación ahora que acababan de iniciar su actividad.

Aunque en un principio los propietarios no tenían clara la necesidad de cumplir con la normativa en materia de privacidad, pues consideraban que no tenían datos personales, solo fue necesario recurrir al artículo 3 de la antedicha LOPD:

Artículo 3 Definiciones

A los efectos de la presente Ley Orgánica se entenderá por:

a) Datos de carácter personal: cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables….”

y al artículo 5.1 del Reglamento de Desarrollo 1720/2007 de 21 de diciembre:

Artículo 5 Definiciones

1. A los efectos previstos en este reglamento, se entenderá por:

…”

f) Datos de carácter personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables.”

para poder justificar, que realmente si que tienen datos personales de sus clientes: principalmente las imágenes que obtienen durante su labor profesional, pero también números de teléfono, correos electrónicos, nombres, apellidos, dirección, etc. En resumen, una base de datos en toda regla.

Precisamente las imágenes de los clientes eran el principal problema de este estudio. Algunos de los trabajos que los profesionales llevaban a cabo, se exponían de cara al público sin que se pudiera demostrar que existía el acuerdo explícito para esta publicación de datos personales, entre el cliente y el estudio.

Salvado este escollo, se pusieron en marcha una serie de medidas para obtener una regularización a la norma, adecuada y que les permitiera trabajar como de costumbre, sin que la aplicación de la misma supusiera una carga de trabajo extra.

Algunas de las medidas fueron las siguientes:

  • Cualquier petición de servicio, va acompañada de un formulario que el cliente firma y guarda copia donde se especifica el trabajo a realizar y se da oportunidad al usuario para que valore si permite que su imagen se use como muestra de los servicios profesionales del estudio. Hay que recordar que el consentimiento para el servicio, no incluye el consentimiento para la publicación de las imágenes tomadas.
  • Cuando el sujeto fotografiado va a ser un menor, se requiere la firma de los padres o legales tutores para poder realizar las fotografías y además se facilita la opción de que los mismos puedan consentir o no en su publicación. Este consentimiento tiene que ser revocable en cualquier momento.
  • La recogida de datos, en la aceptación del servicio, incluye un apartado donde se informa que el cliente puede recibir voluntariamente, informaciones y ofertas profesionales del estudio.
  • El estudio dispone de una aplicación web donde los usuarios tienen a su disposición las imágenes para poder descargarlas o enviar un enlace a terceros. El estudio debe simplemente remitir al usuario al formulario de registro en dicha aplicación, pero no puede tener acceso a sus nombres de usuario y contraseña.
  • Se ha establecido un protocolo de copias de seguridad, donde se regula como cada semana las imágenes recogidas se almacenan en un soporte externo que se guarda en el domicilio de uno de los socios y además, diariamente se realiza una copia remota a través de un sistema de backup online.
  • El estudio dispone, a partir de ahora, de una serie de tratamientos de datos registrados ante la Agencia Española de Protección de Datos, que hacen referencia a los diversos tipos de tratamientos del estudio: videovigilancia, clientes, proveedores, y contactos o potenciales clientes.
  • En todas las fases de recogida de información, incluido el formulario que incluye su web, se indican mediante el clausulado correspondiente, todos los aspectos que en este sentido regula el artículo 5 de la LOPD.

Como podemos ver, incluso en actividades que en principio pudieran parecer de carácter más artístico, el uso de los datos personales es fundamental para sus sostenimiento. Por ello, una  de cualquier entidad, incluido un estudio de fotografía.

Photo credit: -= Bruce Berrien =- via Foter.com / CC BY

Jose Manuel Sanz

Consultor y formador LOPD, pulsador del botón de mi cámara de fotos, lector compulsivo, padre y algunas cosas más que me guardo para mi. Gandía (Valencia)

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