José Manuel Sanz

Tecnología, privacidad y otras cosas, que seguro solo me interesan a mi.

Tratamiento de datos de alumnos en centros escolares

Ahora que llega fin de curso, no está de más repasar uno de los post que más lecturas tuvo el año pasado. Se trata precisamente de algunos comentarios al respecto de lo que muchos docentes viven en su día a día a la hora de tratar con los datos personales de sus alumnos.

El día a día de estos centros, lleva a manejar gran cantidad de datos de los alumnos y sus padres, y muchas veces surgen dudas sobre si esta gestión se está llevando a cabo de forma adecuada.

Vamos a repasar algunas de estas dudas que suelen plantearse los profesores al respecto de como están tratando estos datos.

  • ¿Puedo comunicar las notas de los alumnos a personas distintas de sus padres o tutores?

    En principio, tal como plantea el artículo 5.1 apartado f, del Reglamento de Desarrollo de la LOPD (1720/2007 de 21 de diciembre), las calificaciones escolares serían datos personales de los alumnos, ya que estas nos aportan información sobre los mismos. Los datos personales no pueden comunicarse sin consentimiento de los padres o tutores (o de los alumnos mismos si estos son mayores de 14 años) salvo que exista un consentimiento previo.

    La fuerza de la costumbre y los horarios laborales actuales hace que en ocasiones sean otros familiares quiénes acudan a recoger las notas de los alumnos (abuelos, tíos, etc), por imposibilidad de hacerlo los propios padres. Como siempre, hay que usar el sentido común, pero no estaría de más que los padres autorizaran a terceros a recoger estas calificaciones si saben que no podrán ellos acudir.

  • Errores en el uso de la copia oculta en comunicaciones a los padres.

    Los profesores usan cada vez más el correo electrónico como forma de comunicación con los padres de los alumnos. Hay que recordar que existen en todos los gestores de correos la posiblidad de enviar mensajes ocultando las direcciones a las que se hacen llegar. De esta forma evitamos que las direcciones de los padres de los alumnos lleguen de forma indiscriminada a todos los remitentes.

  • ¿Puedo colgar en la web del centro o en redes sociales fotografías de los alumnos?

    En este caso estaríamos ante una situación análoga a la anterior. Si no existe un consentimiento previo, no podríamos comunicar a terceros (visitantes de la web, de redes sociales, etc), imágenes de las actividades que el centro lleve a cabo con los menores.

    A principio de curso se suele hacer llegar a los padres una comunicación para recoger el consentimiento a tal fin. El problema viene cuando en esta comunicación no se especifica el destino de las imágenes recogidas o se recoge un uso previsto que finalmente no es el único. Para más abundamiento sobre el tema, existe un interesante informe de la Agencia de Protección de Datos sobre el tema (Informe 0194/2009 )

    También es importante tener en cuenta que muchas veces los autores de estas fotografías son los propios padres que pueden tener acceso a estas actividades escolares. Nos encontramos muchas veces con que se distribuyen a través de redes sociales o de grupos de padres en aplicaciones de mensajería (Whatsapp, Telegram, etc), imágenes de los menores. Si como padres tenemos intención de fotografiar a nuestros hijos y colgar estas imágenes en nuestro perfil personal, no está de más editar estas fotografías y difuminar la cara de los demás menores. Al resto de padres puede que no le haga ninguna gracia ver a sus hijos en fotografías de terceros en Facebook, por ejemplo. A mi no me gustaría.

  • ¿Qué ocurre cuando hay un tablón de anuncios en la puerta del colegio?

    En muchas ocasiones, los centros escolares tienen un tablón de anuncios en la fachada del mismo donde se dan a conocer notificaciones sobre actividades o asignaciones de becas y ayudas a los alumnos. En especial en estas últimas, se publicita el nombre completo del alumno y el porcentaje de ayuda otorgada o su denegación. En este caso estaríamos ante una comunicación de datos a terceros no autorizados, ya que cualquiera que pase por delante de la fachada, puede tener acceso a esta información.

  • ¿Puedo dar los datos personales de unos padres de un alumno a otros padres?

    En situaciones de conflicto, los padres pueden pedir al centro o al profesor, los datos de otros padres de alumnos implicados en alguna incidencia. Al margen de que el profesor, siguiendo su ética profesional, solucione el conflicto directamente con los alumnos, en ningún caso debe comunicar datos de unos padres o de un alumno a otros sin su consentimiento. En el caso en que sea realmente necesaria esta comunicación, se deberá recabar primero la autorización. Una situación similar se puede dar en caso de padres divorciados en los cuales uno de ellos no tenga permiso para acceder al menor. Se deberá en todo caso obtener el permiso del padre que tenga la custodia efectiva.

Como vemos, la mayoría de dudas que presentan los docentes, están relacionadas con la comunicación de los datos. Otro tipo de incidencias, a nivel más organizativo (custodia de los datos, seguridad física, accesos, etc), son cuestiones que afectarían más al centro como organización.

Photo credit: dcJohn / Foter / CC BY

Jose Manuel Sanz

Consultor y formador LOPD, pulsador del botón de mi cámara de fotos, lector compulsivo, padre y algunas cosas más que me guardo para mi. Gandía (Valencia)

14 comentarios sobre «Tratamiento de datos de alumnos en centros escolares»

  1. Excelentes aclaraciones, sobre los centros públicos, siempre hay muchas dudas, pero claro deberán de cumplir como todos.
    Me gustaría saber, si un colegio, instituto, etc, público, esta obligado a tener en el centro su propio documento de seguridad, que obligaciones de cumplimiento recaen directamente sobre el centro escolar, y por último como se sanciona (si es sancionable) a un centro público que no cumple, si no se sanciona, ellos dirán… a mi no me pasa nada si no cumplo.

    Muchas gracias

    1. En el caso de los centros de enseñanza públicos, las obligaciones al respecto de la LOPD son las mismas que las de cualquier otra entidad. No existe diferencia alguna en cuanto al cumplimiento sí esta es privada o pública.

      Lo que si es cierto, como bien apunta, es que las infracciones llevadas a cabo por entidades públicas no llevan aparejadas sanciones económicas. Puede suponer un cierto relajamiento en cuanto al cumplimiento de la norma, pero persiste la obligatoriedad de cumplir las medidas de seguridad establecidas.

      No olvidemos que tiene sentido que una entidad pública no pague una sanción económica: al fin y al cabo, la estaríamos pagando todos con nuestros impuestos. Aunque eso daría para un artículo con más mala leche, je.

  2. He visto cosas menos sangrantes, pero con el mismo fondo, como comunicar la falta de un material que tiene que aportar el alumn@ (de 4 años) para desarrollar una actividad concreta (libros, tierra para el huerto escolar, etc.) mediante una hoja en la puerta de clase. Y lo que ya es para hacérselo mirar, con errores debido a un mal seguimiento.

  3. Es cierto que en este campo de la educación hay que andarse con mil ojos. De todas formas, también es verdad que a veces la ley pone trabas al sentido común como cuando no permite entregar las notas del alumno a tíos o abuelos que acuden a buscar a los niños al colegio.

    1. Buenos días Itziar.
      Está claro que puede resultar excesivo este tipo de controles, pero lo único que busca es que la información la tenga quien deba tenerla. De todas formas, hay mil maneras de hacer que esto sea legal: otorgando permisos a esos abuelos, por ejemplo. Es lo más sencillo.

      Gracias por visitar mi blog.

  4. Buenas tardes..tengo una consulta. .en caso de divorcio, si uno de los conyuges autoriza a recoger las notas escolares a una tercera persona..¿necesita autorizacion del otro conyuge..teniendo ambos la patria potestad?.se viola la LOPD en caso de facilitar dichos datos?
    gracias

    1. Buenas tardes.
      Disculpa el retraso Fernando. En principio, aunque el caso daría para mucho análisis, entiendo que teniendo ambos cónyuges la patria potestad del menor, sería necesaria la autorización si es un tercero quién va a acceder a los datos personales de los menores.
      Saludos.

  5. En casao de sanción de un alumno de segundo de eso. Tiene el instituto obligacion de comunicarla por escrito.? Gracias

    1. Buenos días. Disculpe el retraso en responder. La comunicación por escrito de las sanciones, viene reflejada en todo caso en las normas del Reglamento de Régimen Interno de cada centro. La pertenencia a un centro educativo, incluye la asunción y conformidad con las normas existentes y si el RRI determina que se comunicación por escrito, esto se ha de cumplir. Un saludo.

  6. He sufrido muchas incomodidades a causa de que mi hermana trabaja en educación y desde esta saca mi número de teléfono y dirección,no es también violación de datos que cualquier docente tenga acceso a los datos de alumnos de otros centros?mi hermana trabaja en la Salles ,Mallorca,y a obtenido nuestro teléfono estando mis hijos en Segorbe y la dirección estando en Murcia

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