Vale, ya tengo mi base de datos... ¿y ahora qué?

Vale, ya tengo mi base de datos.. ¿y ahora qué?

En todo proyecto, llega un momento en que se consigue por fin la tan deseada base de datos de contactos o potenciales clientes. Ya sea por la suscripción en el boletín electrónico de la empresa, por contactos recopilados a través de visitas comerciales u otro tipo de canal, el caso es que hemos conseguido hacernos con unos cientos de direcciones de correo electrónico.

En este momento empieza otra labor, la de planificar envíos periódicos con contenidos que creemos pueden ser interesantes para los receptores, pero también es nuestra intención hacer que estos contactos se conviertan en clientes.

Al margen de las tareas relacionadas exclusivamente con el marketing, hay una serie de aspectos legales que son fundamentales para que este marketing tenga sentido. Vamos a repasar algunos puntos a tener en cuenta antes de empezar a enviar correos a nuestros contactos.

  • ¿Está asegurado la legalidad del origen de la base de datos? Es un punto fundamental. Si la base de datos no se ha obtenido garantizando los criterios que la Ley de Protección de Datos prevé en cuando al consentimiento y a la información necesaria a los usuarios que forman parte de esta, nuestra base de datos no tendrá ningún valor y por tanto no se podrá usar. Recuerda la obligación que existe de informar al usuario de que sus datos se van a usar, de quién es el responsable, donde puede ejercer sus derechos y también hay que informarle de que tipo de comunicaciones va a recibir. Por supuesto, olvídate de comprar bases de datos.

  • Si tienes dudas sobre si un correo concreto, no te ha dado su autorización para ser usado, bórralo. Si le envías algún tipo de comunicación a esta dirección pueden suceder varias cosas: que estés incurriendo en una infracción del artículo 6 de la LOPD, pues no tienes el consentimiento del usuario para usar esa dirección electrónica o que incurras en una infracción del artículo 21 de la LSSICE al recibir el usuario comunicaciones comerciales sin su autorización. También pueden suceder ambas cosas a la vez. ¿Bonito panorama, no?

  • El usuario debe disponer de toda la información del emisor del mensaje. Es obligatorio que junto al correo que le hagamos llegar, se incluya la identificación completa de la persona física o jurídica que envía el correo.

  • Se debe identificar claramente el contenido comercial del envío sin que quede duda de que se trata de un mensaje comercial. Si vamos a ofrecer una oferta, digámoslo claramente. No lo escondamos entre textos e imágenes.

  • Internet no está considerada entre las fuentes accesibles al público que la norma prevé , por tanto, no podemos simplemente recopilar direcciones de correo de aquellas páginas que visitemos para crear nuestra base de datos.

  • Recuerda que los usuarios a los que envíes tus comunicaciones, no tienen porque ver las direcciones de correo del resto de usuarios. Es un error frecuente y que cuesta más de un susto a las empresas en forma de sanción, al tratarse de una cesión indebida de datos. Casi todos (por no decir todo) los sistemas de envío de correos masivos cuentan por defecto con esta utilidad, pero no está de más asegurarse.

  • El usuario podrá en cualquier momento revocar el consentimiento a recibir comunicaciones de cualquier tipo. Esta revocación tendrá que tener un procedimiento sencillo y será siempre gratuita. No se podrá solicitar nunca el ejercicio de esta revocación mediante carta certificada o medio similar, pues implicaría un coste para el usuario.

Como hemos visto, antes de pulsar el botón de nuestro primer envío masivo a nuestra base de datos, hemos de tener en cuenta aspectos fundamentales, que pueden llevar al traste con nuestro proyecto.

El no analizar previamente nuestra base de datos, con las premisas antes desarrolladas, puede suponer una infracción importante de alguna norma o una perdida de confianza de los usuarios que ven como su dirección de correo se ve usada de forma negligente.

Así pues, cuando pulses el botón de envío… tienes que estar muy seguro de lo que haces.

Photo credit: GotCredit / Foter / CC BY

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.