Y ahora que hacemos con los datos

¿Y ahora que hacemos con los datos?: el consentimiento en las listas de correo

Renovando el consentimiento en las lista de correo

Una de las consultas más habituales en estas fechas cercanas a la entrada en aplicación efectiva del RGPD está relacionada con las listas de contactos que las empresas y profesionales mantienen. Generalmente estas listas están generadas para enviar boletines de noticias o novedades a los suscriptores, las famosas newsletters.

La duda fundamental viene a raíz de la gestión del consentimiento de los usuarios para recibir comunicaciones, en el marco del RGPD.

El RGPD, indica que el consentimiento tiene que ser un acto afirmativo, informado con claridad y concreto para cada tipo de tratamiento de datos que se pretenda llevar a cabo. Es decir, que el usuario tiene que conocer exactamente que tipo de tratamiento se va a llevar a cabo, tiene que consentir para ese tratamiento concreto y la recogida del consentimiento tiene que ser el resultado de una acción por la cual, el usuario confirme que sí que quiere que se gestionen sus datos.

El problema aparece cuando disponemos de una base de datos de contactos recogida con anterioridad. ¿Qué hacemos con los datos?. ¿Los podemos seguir usando?. ¿Los borramos?.

Como no tiene mucho sentido eliminar cientos o miles de contactos que nos ha costado tanto tiempo recopilar, hay una solución sencilla, aunque pueda suponer un trabajo extra para las empresas. Nos podemos encontrar con dos escenarios:

  • Si el consentimiento se otorgaba hasta el 25 de mayo de 2018, con los mismos criterios que con el RGPD, no es necesario hacer nada. Es decir, si era expreso, informado con claridad y teníamos pruebas suficientes de que ese consentimiento se había otorgado (guardando el valor del checkbox, por ejemplo), la lista estaría correctamente creada y no será necesario ningún trabajo previo.

  • Si el consentimiento se recogía de forma indirecta y/o no podemos demostrar la obtención del mismo con la recogida del valor del campo marcado, será necesario volver a recopilar esta información mediante la actualización de la información y algún tipo de acción que facilite que el usuario vuelva a darnos su consentimiento, esta vez de forma efectiva.

Aunque pueda parecer un trabajo extra importante, es fundamental que el consentimiento para el tratamiento de los datos esté recogido de forma adecuada para poder asegurar la legitimidad del mismo y la validez de nuestra base de datos.

Hay que plantearse ese trabajo extra de confirmación del tratamiento como una buena forma de generar confianza hacía nuestros suscriptores, haciéndoles ver que nos preocupamos por su privacidad y ofreciendo garantías de que sus datos están bien gestionados. Además puede ser una buena ocasión para cribar ese listado de contactos y poder eliminar aquellos que no tienen actividad ni responden a nuestras comunicaciones.

¿Quién sabe?, alguno de esos suscriptores, con el tiempo igual se convierte en el cliente.

Créditos de la imagen: Photo on Foter.com

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